発言者（6名）
ただいまから、ＤＸ推進・行財政等対策特別を開会いたします。 本日の署名委員は、鈴木委員、七戸委員にお願いいたします。 初めに、本日の運営でございますが、本日は、委員会の閉会後、直ちに行政視察の勉強会を行いたいと思いますので、よろしくお願いいたします。 なお、勉強会に御出席をお願いしております多田デジタル改革担当課長は、委員会終了後、そのまま委員会室に残っていただきますようお願い申し上げます。 ──────────────────────────────────
それでは、報告事項に入ります。報告事項(1)「施設予約システムの更新について」、理事者の説明を求めます。
それでは、報告事項(1)「施設予約システムの更新について」、サイドブックスの常任委員会・特別委員会フォルダ、ＤＸ推進・行財政等対策特別委員会フォルダ、令和５年７月25日フォルダにあります資料№１に基づき、御説明させていただきます。本件は、区有施設にある集会室や会議室、ホールなどを区民等へ貸し出すための施設予約システムについて、導入から10年が経過したことから、システムの更新を行うものです。 項番１、新システムの概要を御覧ください。稼働予定日は10月４日、対象施設は区民センター、生涯学習施設などの63施設です。 システム構成は、クラウド環境で提供されるサービスを利用し、対象施設には職員等が使用するパソコン77台、プリンター45台、利用者が使用できる利用者端末34台を配備しております。対象施設につきましては３ページの別紙１に一覧表を、システム構成図につきましては４ページの別紙２にイメージ図を添付しておりますので、御確認をお願いいたします。 次に、項番２、主な変更内容を御覧ください。なお、５ページ以降になりますが、別紙３に主な変更内容のイメージ図も併せて添付しておりますので、御確認をお願いいたします。 それでは、主な変更点についてです。こちらは７つあります。 １点目は、利用者画面の刷新です。現行システムは、パソコン向けの画面表示となっておりますが、新システムでは、スマートフォンやタブレットなど利用する機器に合わせ、自動的に最適化された場面を表示するなど、見やすく操作しやすい画面に刷新いたします。 ２点目は、利用者登録の電子申請機能の追加です。利用者登録手続につきまして、新たに電子申請ができるようにいたします。 ３点目は、対象施設の拡大です。現行の39施設から、学校施設を加え63施設に拡大いたします。 ４点目は、施設使用料等の支払い期限の変更です。施設使用料等の支払い期限につきましては、原則として利用日当日とするとともに、キャンセル時の運用を見直しいたします。 ５点目は、スマートフォンでの登録確認です。利用者カードや登録証の情報につきまして、スマートフォンで提示できるようにいたします。 ６点目は、一括登録施設の対象拡大です。１度の申請で区民センターやいきいきプラザなど、異なる施設種別への申込みができるよう、一括登録施設の対象を拡大いたします。 ７点目は、区民センターホール予約方法の一部変更です。区内地域団体等を対象に実施している特例抽せんを見直し、事前抽せんと名称を変更するとともに、対象範囲を拡大、受付期間の変更などを行います。 最後に、項番３、今後のスケジュールを御覧ください。明日以降、区ホームページによる利用者への周知を開始いたします。その後、10月１日に現行システムの利用を終了し、データ移行、システム切替えを行った上で、10月４日に新システムを稼働いたします。 説明は以上になります。
説明は終わりました。これより質疑に入ります。御質問等ございましたら、順次御発言願います。
まず、システムの更新が10年ぶりということですが、これは、契約的に10年ごとになっているのかどうか。要は、次の更新がまた10年後だよということなのかどうなのかを、まず最初にお聞かせください。
システムの契約につきましては、１年度ごとの契約で行っております。
ありがとうございます。それならいいのです。 あと、これはスマートフォン等に最適化するということですが、最初に登録するときは、全部手入力でやっていく必要があるのかどうか。
利用者登録するときには、当然、登録事項、お名前といった必要事項がありますので、そういった項目については一部入力する必要がございます。
ありがとうございます。 最後に、登録をしなくてもというか、スマートフォンに限定されるではないですか。マイナンバーカードの利用などが始まってきていますよね。そういったときに、その都度、自分はどこの誰で何年に生まれてなどというのを入力するのは結構煩わしいです。スタートはもうこれでいいのですが、更新していく途中に、電子申請の在り方みたいなものを、もう少し簡単にできるようにしていただきたいなと思いました。よろしくお願いします。
このシステムは10月４日から稼働ということですが、使い出して、利用者から、こうしてほしい、ああしてほしいという意見が必ず出てくると思います。それの改修するタイミングというのは、例えば半年後なのか、１年後なのか、それともしないのか。その辺はいかがでしょうか。
システムを改修する時期というのは現在計画はしておりませんが、当然運用していく中で、各施設などを通じて御意見や御要望は出てくると認識はしております。その要望の内容は、システムが比較的容易に変更、改修できるものや、どうしても期間や費用が多大にかかるものなどいろいろあると思いますので、その都度出てきた御意見などの内容を精査させていただいて、対応の方はその都度決めていくような形になると考えております。
ということですと、10月４日に新システムが利用者に一斉に公開される。システム屋の立場からすると、プレで使い始める、例えば無作為に抽出した団体に少し使ってみてもらうといったことはしているのでしょうか。
ませ委員御指摘のような事前のお試しといいますか、試行運用というのは行っておりませんが、ただ、このシステムにつきましては、現行システムのある意味後継という位置づけになりますし、区民の方ではありませんが、施設の職員などにつきましては、今後、スタッフ側として操作研修なども実施していきます。そういった中で習熟していけるのかなと考えています。
まず１つは、項番２の(4)です。施設使用料の支払い期限の変更ということで、無断キャンセル等された場合には、次の予約ができなくなる期間が出てくるということで、これは例えば予約されている方のところにも、事前に、いよいよ６日後に利用を予定されているみたいなお知らせはあるのでしょうか。
新しいシステムでは、キャンセルでペナルティーといいますか、新しく予約できなくなるのが６日前からになりますので、その前日の７日前に、利用登録されている方に確認メールというのをお送りさせていただきたいと考えています。その内容を確認いただき、もし御利用いただけない場合は、その日のうちにキャンセルの手続をしていただければ、実際ペナルティーというのは発生しないような形となります。
分かりました。 例えばメールなどをうっかり見落としてしまって、知らないうちに予約できない期間が発生してしまって、その期間を知らずに次を予約しようとすると、当然そこから進めないというか登録ができないという状況になるのだと思いますが、その方が、無断キャンセルしてしまったということをやはり認識してもらうことと、その期間予約ができなくなるのですよということを知っていただくことが重要かと思うのですが、画面上にそういったことが示されるのかどうか、その辺を教えていただけますか。
この予約できない期間につきましては、システム上で予約しようとしますと、メッセージとしてアナウンスが流れるような仕組みを考えております。
分かりました。 あと、今ＩＤをお持ちの方がいらっしゃると思いますが、私は区民センターといきいきプラザの登録をさせていただいて、今はほかの施設などは利用できないようになっていますが、今回システムが変更された際に、今のＩＤそのままで、何も手続をしないで他の施設が利用できるようになるのか、何か別にもう一度登録をしないといけないのか、その辺を教えてもらえますか。
まず、現行のシステムで利用登録されている方につきましては、私どもの方でデータ移行処理を行いますので、10月４日以降も引き続き利用ができるような設定となっております。また、今回一括登録施設の対象拡大を行いました施設につきましては、私どもの方で移行時に合わせて、利用できる施設についても利用できる設定を一括でさせていただこうと考えています。
分かりました。ありがとうございます。これからそういった形で、今利用されている方も、より利便性が向上していくといいのかなと思います。 最後に、今回施設予約システムが拡充されたという部分については、学校施設の予約がシステムで利用登録というか申請ができるというところだったと思います。ただ、新しく参入される方々がこのシステムを通じて予約できるというところで、既存団体の方々が今までどおり活動できなくなるのではないかという懸念が前からありました。この辺の現状というか、何か教えていただけるところがありましたらお願いします。
今回、学校施設開放事業における運用の見直しを行うに当たりまして、教育委員会の方で、令和３年に各使用団体へのアンケート調査を実施しております。その中でも、ただいまなかね副委員長御指摘のとおり、これまで利用されてきた地域の子どもたちが活動できなくなることについて心配するという声が多く寄せられました。 こういった点を踏まえまして、今回実際の運用に当たりましては、システム導入後も既存団体の活動を維持し、子どもたちが地域でスポーツできる環境を確保するために、当該学区域の子どもの活動を主とする団体や地域の区民の活動を主とする団体などにつきましては、事前確保という形で、抽せん前に事前に予約できるという仕組みを設けます。 その後、抽せんへと流れは進みますが、抽せんする際も、既存団体、新規団体、一般団体と、少し申込みの順序というのを区で優先づけさせていただいて、既存団体が先に申し込んで、抽せんで利用できる日を確定できる、残った日にちについて新規団体が抽せんすると、申込みの順序について、そのような配慮もさせていただきます。これまで利用されていた既存団体の方には、そういった形で活動に配慮させていただいているという形になります。
今回のシステムの制度設計については、多分いろいろな角度から議論していただいて、今回の制度設計につながったのかとは思います。既存団体、また新規団体のいろいろな御意見があったかと思います。実際、運用してみて、いろいろな御意見が出るかと思います。また、先ほどませ委員もおっしゃっていましたが、これを始めた後にいろいろまた御意見等もいただきながら、よりよい運用につなげていただきたいなと思います。よろしくお願いします。
キャンセルについてですが、今後は、ペナルティーが金銭ではなくて、予約機会の抑制ということで、まずこれは、やむを得ない事情、例えば新型コロナウイルス感染症などということに対して、どのようになっているのかというのをお伺いします。
当然、本人の都合によらないやむを得ない理由につきましては、ペナルティーは発生しない形で考えています。具体的には、今ですと熱中症で屋外へ出られないというか出ない方がいいときですとか、あとは一般的な災害などの事例を想定しております。
ありがとうございます。ただ、システム上ドタキャンしたとなってしまうと、多分一時的には利用申込みができないような形になると思います。このペナルティーというのは、担当課に問い合わせて、こういう事情でと申し伝えたら、すぐにそのペナルティーがキャンセルされるのか、それともシステムの保守点検をされているところに言って、少し申込みのところまで空くのかという、やむを得ない事情だと認定されてからペナルティーが解除されるまで、どれぐらいの期間があるのか。
連絡いただければ、各施設の方ですぐ対応するようにいたします。
既存団体に優先権があると御説明いただきましたが、この優先権というのはいつまで続けるのか。要は、新規団体が参入してから、ずっと長くこのシステムを続けていくとなると、10年、20年先まで、あなた、新規団体でしょうと言われてしまうと、何かそれも違うのかなと思うのです。いわゆるそこの差異というのを、どこら辺までの運用で考えていらっしゃるかというのを、現時点のお考えをお伺いします。
具体的な運用につきましては、所管している教育委員会との調整という形になると思いますが、これから始まるものですので、具体的にいつまでと決めているものではありません。今後、運用して、皆様から御意見をいただく中で、見直しする必要があれば、そのタイミングでは見直すという形になると思います。
承知しました。ありがとうございます。もちろん既存団体の心配も分かりますが、これからどんどん、こういう便利なことがあるなら区の施設を使ってみようかなみたいな新規団体も、いつまでたってもボトルネックがあるような状態だと今後使いづらくなってしまうと思うので、新規団体の観点も考えて、今後の運用を見ていただけたらと思いますので、お願いします。
すみません。最後に１点。今回の新システムの入替えですが、ネットワークは、既存のシステムのネットワーク、それとも別の新たなネットワークを引くのですか。
各施設の方で引いているのは、ＶＰＮという専用のネットワークを引いていますが、これは既存のネットワークをそのまま活用する形となります。
総合テストみたいな、現場のＶＰＮ網を使ったレスポンスタイムのテストとかいうのは、４日の前にやるということですか。
ませ委員御指摘のとおり、動作確認ですとかいろいろなテスト、あと、職員が操作に慣れる必要もありますので、そういったものにつきましては、現在、各施設所管課の方に説明を行うとともに、10月４日までに十分に習熟できるような研修なども行ってまいります。
ほかに御質問等はございますでしょうか。 （「なし」と呼ぶ者あり）
ほかになければ、報告事項(1)「施設予約システムの更新について」の報告は、これをもって終了いたします。 ──────────────────────────────────
それでは、審議事項に入ります。審議事項(1)「発案５第11号 ＤＸ推進・行財政問題に関する諸対策について」を議題といたします。 前回の委員会において、ませ委員から、ＤＸを推進している先進的な自治体の行政視察について提案がございました。それを基に正副委員長案を作成いたしましたので、皆様にお配りしております。 それでは、視察先について、簡単に説明いたします。令和５年度ＤＸ推進・行財政等対策特別委員会行政視察についてでございます。 デジタル技術が急速に進んでいく中で、区としても様々な技術を活用して、各分野において、区民の利便性を向上させていくとともに、行政サービスのさらなる向上につなげていく必要があります。 ＤＸ推進という名のついた当特別委員会として、今回は、共創型スマートシティ新・さっぽろモデルについて、また、函館市ＤＸ推進ラボにおける取組について調査、研究するため、札幌市及び函館市を訪問するものです。 視察の日程につきましては、８月22日火曜日から23日水曜日で調整させていただきました。 視察先についてでございますが、まず、札幌市役所でございます。札幌市は、再開発が進む都市機能集積地、新さっぽろともみじ台地区の間をデジタル等の技術を活用して、両者の分断を回避し相互の発展に寄与するため、デジタル庁のデジタル田園都市国家構想交付金を活用して、新・さっぽろモデルを３か年で創出し、札幌市内全域で横展開していくことを目指しています。港区においても、専管組織を新設し、あらゆる分野でＤＸを推進しており、その中でも災害時の情報把握や伝達手段体制を盤石にしていく必要があるため、デジタルを活用した地域のつながりに関する取組について調査、研究するため、札幌市を視察したいと思っております。 次に、函館市役所とＩＣＴ ＫＯＢＯ ＨＡＫＯＤＡＴＥでございます。経済産業省とＩＰＡが選定している地域ＤＸ推進ラボとして、令和５年３月に函館市が選定されました。また、令和５年５月に函館市と凸版印刷株式会社が協働のまちづくりに関する包括連携協定を締結し、地域の様々な課題に対応し、地域社会の活性化を図る取組を進めております。港区においても、誰一人取り残さない、人にやさしいデジタル化を進め、港区版ＤＸを一層推進する必要があるため、地域や民間企業との協働、連携等の取組について調査、研究するため、函館市及びＩＣＴ ＫＯＢＯ ＨＡＫＯＤＡＴＥを視察したいと思っております。 以上が簡単な説明でございますが、よろしくお願いしたいと思っております。視察に先んじて、何か御質問、御意見などございますでしょうか。よろしいでしょうか。 （「なし」と呼ぶ者あり）
それでは、８月22日火曜日、23日水曜日に、札幌市及び函館市を視察するということで進めさせていただきたいと思いますが、よろしいでしょうか。 （「はい」と呼ぶ者あり）
それでは、そのように進めさせていただきます。 視察までお時間があまりありませんので、スケジュール案等については、準備が整い次第、事務局から連絡させていただきます。 本発案について、何かほかにございますでしょうか。 （「なし」と呼ぶ者あり）
ほかになければ、本発案につきましては、本日継続といたしたいと思いますが、よろしいでしょうか。 （「はい」と呼ぶ者あり）
それでは、本日継続といたしました。 ──────────────────────────────────
そのほかに、何かございますでしょうか。 （「なし」と呼ぶ者あり）
なければ、本日の委員会を閉会いたします。 午後 １時５４分 閉会