発言者（7名）
本日の記録署名委員は、増田副委員長、鈴木委員にお願いいたします。 欠席、遅刻はありません。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
理事者の報告を求めます。 石井総務部長。
○中村委員長 平澤文書課長。
田中正也委員、どうぞ。
◆田中［正］委員 報告を聞いている限りは、作業の委託業者の私は過失だなと思いますけれども、ただ文書の管理責任は区にあることはもう誰が考えても明らかで、委託業者の責任で終わらせるわけにいかないので、その点はしっかり対応について区の責任であることを自覚しながら対応して、そういう重大な問題だというふうに受け止めるべきだと思いますが、いかがでしょうか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中正也委員。
◆田中［正］委員 その上で、遺失した文書についてなんですけれども、履行中の５件については現在交渉中ということなんですけれども、これ、相手が拒否した場合なんかはどうなるんですか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中正也委員。
◆田中［正］委員 それで、履行中以外の文書についても公文書保存上の保管義務というのがあるじゃないですか。だから、法令との関係でどうなのかというのは御説明いただけますか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中正也委員。
◆田中［正］委員 公文書保存上の法令では、電子データで保存ということでもいいということなんですか。履行中のものも、履行期間が過ぎれば、協力を得られない場合もそういうことになってくるのかということも併せて教えてください。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中正也委員。
◆田中［正］委員 外部倉庫に保管するために一時的に置いていた10階の文書と廃棄文書というのはどのぐらい離れていて、また間に扉とかあったのかなかったのか、ちょっとその点だけ教えてください。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 小田委員。
◆小田委員 一部は田中委員が聞いてくれたんですけれども、私が聞きたいのは、９月21日土曜日で、気がついたのが24日の火曜日ということで、休日に廃棄物を回収していると認識しました。今、田中委員が言ったのにつながるんですけれども、この場合というのは、例えば、警備の人だったり職員だったりが同行して庁内を回収して歩くというような感覚にはなっていなくて、委託業者さんが勝手に出入りしてやっていくというような回収の方法になっているということですか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 小田委員。
業者さんが間違ってカードキーを使って契約課まで行って、それが廃棄物だなって認識してしまって捨てちゃいましたという業者の話だけではないですよね。そのとき担当した職員さんには重い責任があると思いませんか。重い責任が生じると思うんです、今回の件について言えば。勝手にやっているって話にはならないので。 だから、こんなに怒っても仕方がない、今後のことを考えていかなければならないというのは非常に分かるんですけれども、でも起こるべくして起きた事象だって指摘されても仕方がないですよね。ちゃんとそこまで職員も歩いてついていくことが決められていたんだとすれば。そして、意図はなくてもカードキーを使ってセキュリティがかかっているところに職員なしで入っていけるという場面をつくってしまったというのは、罪とは言わないですけれども責任は重いですよね。たった１人の職員さんを責めているんではなくて、そういった感覚で休日の庁舎の作業というものが行われているとすれば非常に問題であり、重大な改善点だと指摘せざるを得ませんので、ここのところはさっきもいろいろ話出ましたけれども、業者の責任だけではなくて、区としての体制の甘さというのをしっかりと反省するべきだと思います。
○中村委員長 田中匠身委員。
◆田中［匠］委員 本来指定した集積場所にしか廃棄する文書というのは出さないんだと思いますけれども、指定されていない執務室、特にセキュリティもかかっているというところまで入れたということが問題だと思うんですが、これは区から事業者のほうへの指示が甘かったのか、事業者のほうから作業員への指示が甘かったのか、それはどちらなんですか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中匠身委員。
それと、あと今履行中の５件に関しては、先方のほうとコピーを取れるように複製を取れるようにということで交渉しているという話だったんですけれども、決裁のほうで押印も含めた電子データがあるんであれば、コピー取らせてもらってもまた同じことなんじゃない、別に。違うんですか、それは。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中匠身委員。
◆田中［匠］委員 いや、それはおかしいでしょう。だって、契約する前に決裁取るので、決裁するときには必ず電子データつけなきゃいけないはずですよ。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 だから、整理すると、押印済みの原本がない。だけど、押印前の最終文言が調整終わったデータに関してはあるという理解でいいですよね。
午後６時１４分 休憩 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ 午後６時１７分 再開
田中匠身委員、どうぞ。
あともう一点いいですか、委員長。
○中村委員長 どうぞ続けてください。
◆田中［匠］委員 再発防止のところで、廃棄文書の集積場所を明記した庁内レイアウト図と写真を作業員全員に共有すると、これは誰がやるんですか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中匠身委員。
◆田中［匠］委員 集積場所自体がそんなにたくさんあるわけじゃないので、もう最初にきちんと決めて、あと作業員との共有は事業者のほうで徹底してもらえばいいと思うんですけれども、そういう理解でいいですか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中匠身委員。
あと、やっぱり表示が、これが廃棄物なのかそうじゃないものかというのは、廃棄物って分かるような表示は必ず必要だと思うんですけれども、これまでは何にもなかったんですか、廃棄物の表示というのは。何か簡単にはあったんですか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中匠身委員。
◆田中［匠］委員 むしろそこは甘いような気がしますけれども、やっぱり場所だけ指定して、そこにあるものだったら全部いいよというんじゃなくて、廃棄物は廃棄物って分かるような表示というのはそんなに難しい話じゃないじゃないですか。再発防止策のところでは書いてもらっていますけれども、それは簡単にできることなんで本来やるべきだったことだというふうには思います。
○中村委員長 近藤委員。
◆近藤委員 ちょっと重複しちゃうところもあるんですが、この一部フロア、12階、６階、３階はなぜフロア内なんですか。量が多いとか、何か理由があるんですか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 近藤委員。
◆近藤委員 今回のことを受けたとしても、量の関係があって、西側エレベーター前ではなく、この所管に関してはフロア内に廃棄する箱も置くということは変わらないんでしょうか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 近藤委員。
◆近藤委員 是非お願いしたいのと、庁内レイアウト図を再発防止策として、先ほど田中匠身委員もおっしゃっていたんですけれども、レイアウト図と写真を作業員全員に共有ということで、これもある意味フロア内までのものになるとセキュリティの問題もあるので、共有の部分と保護しなくてはいけないところとのことも厳重にやっていただいたほうがいいのかなというふうに思いましたのと、あと立会人の方が、立ち会っている職員の方が最後廃棄文書のみ搬出したことを確認するということも、例えば、事前に各フロアでその日は何箱廃棄するみたいなこともあらかじめ分かっていて、最後一覧表で、例えば、企画は何箱とかってチェックできるとか、何重にも確認ができるような体制も取ったほうがいいんじゃないかと思うんですが、いかがでしょうか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 近藤委員。
◆近藤委員 かなり大きい1,600という箱を確認するのはとても困難だと思いますので、やはり立会いの職員の方の体制とかも改めて、小田委員もおっしゃっていましたけれども、ちょっと重要かなというふうに思いましたので、是非そのように進めてください。
○中村委員長 鈴木委員、どうぞ。
◆鈴木委員 契約に関わる文書を倉庫に移動させるフローというのは何かあるんですか。契約中のものは手元に全部置くんじゃなくて、もうどんどん倉庫に入れているんですか。
○中村委員長 森田契約課長。
○中村委員長 鈴木委員。
◆鈴木委員 じゃ、契約したものは契約が完了する前でもどんどん外部書庫に入れちゃっているということですか。
○中村委員長 森田契約課長。
小田委員。
この廃棄物というのは、週末私もよく見かけるんですけれども、エレベーターの前に各階シュレッダーのやつもビニール袋に入って、あれもそうですよね、文書廃棄に入るんですか。多分、同じ日というか、週末に必ず皆さん廃棄文書を各フロア、各部署出されると思うんですけれども、それを今のオペレーションだと業者の人が各階回って1,600何箱を、多分Ｂ２にトラックを止めていてＢ２から運んでいるわけですよね。であれば、各階に休日に入られるセキュリティを考えれば、各部署がＢ２のどこか、休日は車庫スペースが空いているので、どこかそこに自分たちが運んでいくというふうにすれば、業者の人はそこに来たら出されているものだけ回収していくという流れになるので、庁舎に入ってきて立会人までつけて、うろうろ集めて、業者さんが全部下ろさなきゃいけない、行ったり来たりしなくちゃいけないという過重労働もなくなるので、Ｂ２に集積するようにすれば改善が見込まれるんじゃないのかなと最後提案をさせていただきました。
○中村委員長 田中正也委員。
それと、もう一つ、損害賠償の関係が発生しますか。この事業者との関係で。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中正也委員。
◆田中［正］委員 区として損害賠償請求を求めるつもりは今のところないのか、決めていないのか、あり得るのか、ちょっとその方向を。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 田中正也委員。
◆田中［正］委員 もう一つ、これ職員が立ち会っていらっしゃったという、その職員についての処分だとかというのは検討されていますか。
○中村委員長 石井総務部長。
○中村委員長 田中正也委員。
◆田中［正］委員 改めて、最初にもお話ししましたけれども、区の文書事務というのが、文書事務だけに限らないですけれども、どれだけ大事なのかということを改めて徹底していただく教育的な対応は是非していただきたいというふうに思います。よろしくお願いします。
増田副委員長。
◆増田副委員長 すみません、ちょっと聞き漏らしだったら申し訳ありません。この廃棄事務は定期的な業務なんですか。どんな頻度で行われている業務か教えてください。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 増田副委員長。
◆増田副委員長 次回、例えば半年後であれば、今回の業者とは別の業者がやる可能性もあるということですか。
○中村委員長 平澤文書課長。
○中村委員長 増田副委員長。
別の話で、先ほど鈴木委員からの質疑に対する契約課長からの御回答だと、今履行中の書類を外部倉庫に保管するために置いていたというのがちょっとフロー的に違うんじゃないかというふうに受け止めたんですけれども、これ、履行中にもう外部書庫に置く予定で置いていたということで間違いないんですか。
○中村委員長 森田契約課長。
○中村委員長 増田副委員長。
◆増田副委員長 すみません、先ほど履行完了したものを外部書庫に保管していくというふうに私は受け止めたんですけれども、そうではないということですか。
○中村委員長 森田契約課長。
○中村委員長 増田副委員長。
最後、これ提案というか、廃棄するものとか廃棄業者に対する再発防止策は手厚く検討いただいているんですけれども、外部書庫に持っていく書類、これがもう重要なものであって捨てるものではありませんという表示も大事だと思います。廃棄業者だけではなくていろんな人がそれを目の当たりにすると思いますので、捨てるものを目立つようにするのは当然必要ですけれども、外部書庫に持っていくために一時保管するということ、これが誰から見ても分かるようにしていただきたいですし、量の問題もあると思いますけれども、鍵つきの書庫に保管するですとか、こちらの対策も十分取っていただければと思います。４の（３）で書いていただいていることに含まれるかもしれないですが、指摘とさせていただきます。
（「ありません」と言う者あり）
（「異議なし」と言う者あり）
議事進行上、暫時休憩いたします。 午後６時３５分 休憩 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ 午後６時３７分 再開
次回のは、10月10日木曜日、議会運営委員会終了後からとし、日程表により御通知いたします。 ほかに何かございますか。 （「ありません」と言う者あり）
午後６時３７分 散会 会議の内容を記載し、その相違なきを認め署名する。 総務委員会委員長 中村豪志 同 委員 増田洋紀 同 委員 鈴木建邦