// 発言者（7名）
// 発言（26件）
ただいまから本庁舎対策等特別委員会を開会いたします。 本日の進め方についてお諮りします。 調査事件１件を議題とし、理事者から説明を受け、質疑を行います。その後、次の委員会を通知して散会。このような順序で進めたいと思いますが、よろしいでしょうか。 〔「はい」と呼ぶ者あり〕
それでは、調査事件を議題とします。 業務サポートセンターの開設について、理事者より説明を受け、質疑を行います。 それでは、理事者の説明を求めます。
これから質疑を行います。 御質疑のある方はどうぞ。
私は以前、施設管理の会社に長く勤めておりまして、「ワークプレースソリューション」という部署だったんですけれども、マネジャー１人と私と、私と同じ仕事をする人の３人が大企業の一部署に派遣されて常駐しまして、まさにこういったお仕事をしました。 やはり、３人だけだと結構大変だったんです。いろいろな方がいろいろなことを頼んできてしまうので、それをさばく窓口ようなものも必要だろうと思いますので、どういう方がどういう体制で、３人でお働きになるのかも伺えればと思っています。
新宿区役所の全体にわたってのお仕事をされるということで、今後、やはり業務が重たかったりする場合には、人数が増えたりするのでしょうか。
◆時光じゅん子委員 少し伺いたいことがあるんですけれども、業務サポートセンターの業務の中に封入等の作業があるんですけれども、今まで区は給付金などの業務の際はほかの事業者に委託していて、区外の他県とかでちょっといろいろなアクシデントもあったりしたんですが、そういう業務もここで行われるんでしょうか。
例えば、滞納されている方へのいろいろな郵送物など、個人情報に関わらないような、皆さんにお知らせするような内容の資料を封入・封緘するということでよろしいでしょうか。
◆時光じゅん子委員 もう１点、適宜職員へのアンケートを実施して改善を図るということなんですけれども、どのぐらいの頻度で、どんな内容で行うのか、もう少し分かる範囲で教えていただけたらと思います。
職員の方たちが、本当に御苦労されていたり、心労されている細かい業務がかなり軽減されて、軽減された部分がより一層区民サービスにつながるとてもいい取組だと思いますので、さらに充実、進化させていきながら、区民サービスに取り組んでいただけたらと思います。 ありがとうございます。
◆大門さちえ委員 今回、文房具の調達や議事録の作成などの仕事を、一部アウトソーシングのような形になると思うんですけれども、今まではどのように行っていたのでしょうか。先ほど、文房具などは各部署で調達していたと説明があったんですけれども、総務部門などによる一括購入などはあまりなかったのか、もう少し詳しく教えていただきたいと思います。
ただ、今の説明を聞いて思ったのは、今の時代は各部署で発注するといっても、もうパソコンで業者のホームページを開いて、検索して、入力してしまえばすぐ注文できてしまうので、業務サポートセンターの人たちに注文するのとあまり部署内の手間は変わらないのではないかなと思うんですけれども、例えば、コクヨさんでまとめて買うから値段的にスケールメリットがあるとか、そういうことなんでしょうか。どうなんでしょうか。
それと、あとこのコクヨマーケティングさんについてなんですけれども、ホームページを見ると業務内容としてオフィス空間構築、オフィス移転に伴う家具の販売及び内装工事、設備工事サービス、あと文具、事務用品、事務機器の販売、購買システムのサポートサービスとだけ載っていて、こういったアウトソーシング的なコンサルティングみたいなことは何も書いていないんです。だけれども、こういう事業を行っているということで、先ほど港区のお話をされていたんですけれども、こういったアウトソーシング事業についてはコクヨマーケティングさんは港区以外にも実績がいろいろあるんでしょうか。
◆大門さちえ委員 取りあえず、行政に対するアドバイスはいろいろなところで経験があるということですね。こういった総務のアウトソーシング的なことは港区が行っていて、ほかは現状分からないような感じなんですか。
それでは次なんですけれども、今回は人材派遣などではなくて、こういった業務自体をパッケージで買うような形なんですけれども、肝腎の契約期間や値段などについて、ここに書いていないんですけれども、その辺はどうなっているんでしょうか。
◆大門さちえ委員 年間3,000万円ということは、１人につき大体1,000万円ぐらい払うようなイメージですか。
◆大門さちえ委員 御丁寧な答弁どうもありがとうございました。
私は、コクヨさんの視察へ行かせていただきまして、すごいわくわくするような空間だったなと思いまして、そういった面でも本庁舎に取り入れられたらいいなと思い出しながら、今のお話を拝聴していたんですけれども、業務内容を見させていただいていて、私もまさに庶務事務をやっておりましたので、こういったことを担っていただけるということは、すごく職員のみなさんの負担軽減につながるのではないかなと考えておりまして、すごくいいことだなと思っているんですけれども、実際に職員の方々から、働き方について変わってくるのではないかとか、期待のお声などがあったら教えていただけたらと思います。
◆渡辺みちたか委員 議事録を見ますと、予算特別委員会でも多少の質疑がありまして、積算をすると大体年間１万時間ぐらい削減できるという答弁がありました。今回、委託する作業でいうと、印刷だったり議事録作成、あとは封筒の封入・封緘作業を挙げられているんですけれども、それぞれの業務の中で一番ボリュームがある作業はどんな作業になるんでしょうか。
あと、先ほどの約１万時間の負担軽減をするというところで重要なのは、やはりつくり出した時間を何に充てるかという部分だと思うんです。恐らく、庶務担当というのかな、その課の中で総務的なことをやってらっしゃる方の時間が割と削減できるのかなと思うんですけれども、ちょっと答弁が難しいかもしれないんですが、削減できた時間をどのような業務に充てていくかについて答弁いただければと思います。
私も、結構長く庶務を担当していたので、こちら側の席は庶務担当の人が多めですけれども、その実感から言うと、すごい昔の公務員の話で申し訳ないんですけれども、庶務課に１人、そういう作業する人が正規の職員でいたんです。 だから、それくらいの事務量があったんですけれども、今はパソコンも入ってきて、いろいろと効率化されたので、そういう人たちがいなくなって、職員がそれを結局担ってきたために残業も増えてきたということなので、そもそも人が足りていないのかなと思うので、正規の職員をぜひ増やしていただきたいと思うんです。 それと、今回、プロポーザルで3,000万円で３人の方が従事するということなんですが、ほかにいくつの事業者の手が挙がっていたのかなということと、そのほかの会社の提案が、例えば3,000万円と同じかそれより少ない金額でもっと人数が多い提案があったのか、なかったのかについてお聞きしたいと思います。
あと先ほど、約１万時間の残業時間を削減できるだろうというお話があったんですけれども、私は予算特別委員会にいなかったので、もう少し詳しくご説明いただきたいと思います。
そうすると、単純に３人で割ると3,333時間になるわけですけれども、１人あたり１日８時間労働で考えると、本来は年間2,080時間ぐらいにしかならないわけで、それだけの差の分をほかに振るような仕事のやり方が保障されているんでしょうけれども、この人たちが残業してしまったら意味がないので、そこは保障はあるんでしょうか。
◆沢田あゆみ委員 それで、どこまでの範囲の業務にするかについて、先ほどは個人情報は扱わないということは言われたんですけれども、例えば議会や選挙管理委員会、教育委員会、監査など、区長部局ではないところもいろいろあるんですけれども、どこまで対象にする予定ですか。
例えば、資料の印刷なども発注をどうしていくのかなというところもありますので、発注などのための簡単なアプリのようなもので、業務量もトータルで管理できるようにしないと駄目なのではないかなと思います。 あと、庁内の貸出し用品の管理についても、金沢市に視察に行ったときに、職員が貸出し用のアプリをつくって管理しているとのことだったので、そこまでやらないと意味がないのかなと思いますし、資料のデザイン化・清書や議事録については、やはりＡＩを使ってできる部分がかなりあるだろうと思うんです。そのＡＩを使う場合も、職員が一から学んでやっていると時間がないということもあるので、業務サポートセンターに頼めるんだったら、そういうことにたけた人を配置すると時間もかなり削減されるのではないかなと思いますし、紙資料のデータ化、ＰＤＦ化についてはかなり必要な作業になってくるのではないかなと思います。 ペーパーレス化ということでは、今、議会の資料などもＰＤＦにして全部文書共有システムに公開していくという作業をしていただいていていますけれども、これは本来だったら各課から情報提供されるような資料もＰＤＦ化してどこかに公開しておいていただければ、ペーパーレス化になるしいいなと思っているので、そこまで前に進めるような形でこれをやっていただきたいなと思うんです。 そう考えると、業務量が相当あるなと思うので、本当に３人で足りるのか、今いっぱい言ってしまいましたけれども、すみません、御所見を伺いたいと思います。
今、教育委員会でも、学校現場にそういう方たちを配置して、極力、教育に力を集中できるようにということでやっているんですけれども、区役所についてもやはり同様なことが言えるのかなと思うんです。 だから、共通事務用品の管理などの全庁的に行う部分と、各部ごとに仕事量について強弱あると思うんですけれども、本当は、各部署ごとにこういう方が配置されているのがやりやすいのではないかなと、昔の体験からそのように思いますので、これでまずスタートをしていただいて、より充実する方向で、あと中身もより簡単に効率化ができて、より区民のためにつながるようにお願いしたいと思います。
次の委員会は改めて通知します。 以上で本日の委員会を散会します。 お疲れさまでした。