令和５年１２月本庁舎対策等特別委員会 12月06日－06号

本日の進め方についてお諮りします。 最初に、次回の視察についてお諮りいたします。次に、調査事件を議題とし、10月に実施しました視察のまとめを行います。その後、閉会中における特定事件の継続調査申出についてお諮りし、次の委員会を通じて散会、このような順序で進めたいと思いますが、よろしいでしょうか。 〔「はい」と呼ぶ者あり〕

最初に、次回の視察についてお諮りいたします。 視察期日は令和５年12月26日火曜日、視察場所はソフトバンク株式会社本社、調査事項はスマートビル等について、行程については委員長一任とする、以上の内容で視察を行いたいと思いますが、よろしいでしょうか。 〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕

次に、調査事件を議題とし、10月に実施しました視察のまとめを行います。 視察期日は令和５年10月23日月曜日、視察場所は渋谷区役所、調査事項は新庁舎整備について、以上の内容で視察を行いました。 こちらの視察について、御発言のある方はどうぞ。

まず、この渋谷区なんですけれども、東日本震災後に、被災したということで検査したところ早急に変えなければいけないということで、短期間に整備しなければいけないということで民間事業者に全て依頼をしたというところが、かなりそこがキーポイントになっていて、状況が違うので、これが新宿区に当てはまるかどうか分からないんですけれども、これはすごくいい点だと思いました。 また、安心して相談できる窓口が特にすごくよくなっていまして、ワンストップで、またプライバシーにもいろいろな形で配慮しているところもやはりいいと思いました。それも、区でも要望していたことだと思うんですけれども、それが今の時代に即した、民間のいろいろな力が出ていたことだと思います。 また、利用する窓口が各階にまとまっていたので、同じフロアで様々な手続ができるというワンストップ化にもつながりますし、視察した時間帯が午後だったんですけれども、広いせいか、人がすごく非常に少ないような印象を感じて、こちらに帰ってきたときにはかなり雑然としていて、これはこれで落ち着き感があるというか、何かほっとした気持ちもなきにしもあらずなんですけれども、利用者が少ないのか、それとも広くて人数が少なく思えたのか、少しその辺は定かではないんですけれども、やはり手続のワンストップ化ということで、本当に落ち着いて一つ一つ、いろいろな形で、申請や、いろいろな相談ができる体制が取れているんだなということが分かりました。 働く職員の方たちも、すごく整然と、まず机の上に書類の山がないということに気づきまして、やはり様々なＩＣＴ化にたけていて、すごく仕事もしやすいですし、打合せもしやすいですし、新築と比べてしまってもしようがないんですけれども、いろいろな形で、民間の今の時代に即した働き方改革がされているなと思いました。 新宿区がこれから本庁舎の建て替えを目指すに当たって、これもまた10年後になるんですけれども、その時代に即したもの、それがまた10年、20年、50年後につながるような万全としたものを計画して造って、区民の方たちが安心して利用できる、区民のための新庁舎づくりにこれから徹していただきたいなということを感じました。

私からも少し感想ということで、幾つか述べさせていただきます。 先ほど時光委員もおっしゃっていたワンストップサービス、こちらはすごく利用者の目線に立っていていいなと思った点でございます。 あとは、先ほどもおっしゃっていたペーパーレス化、こちらも工夫を凝らしてやっていらっしゃるんだなという感想を持ちました。 風通しのよい執務環境だなと、私、元区役所で働いていたこともありますので、そういった職員さんの目線でも思いました。 あと、デジタルサイネージなど最新鋭のものを取り入れていて、機能性などが合理的に考えられているなと感じました。 あと、一番よかったなという点なんですけれども、セキュリティ対策です。こちらは私たちはやっと会派の控室に鍵がついたと喜んでおりましたが、あちらはカードキーを採用していて、階段室にも勝手に出入りができないようになっていたり、カードキーでないにしても指紋認証にするとか、あと、今ですと虹彩なんですかね、そういったセキュリティ対策がすごくいいなと思いました。 気になった点なんですけれども、区役所は、防災の拠点にもなりますので、接道道路面が狭いなというところはちょっと大丈夫なのかなという気になったところです。 最後に、新宿区に望むことといたしましては、新宿区においてもこれから議論をしていくことになりますが、あまり長引かせず、意思決定をしていただければと思います。期待値の高い投資案でお願いできればと思います。 以上になります。ありがとうございます。

それから、ちょっとしたことですけれども、相談する席に仕切りを設けて、１人ずつ横に漏れないようにすることで、プライバシーが守られているところや、また車椅子に乗る方も安心して窓口まで行けるような、そういった配慮も参考にすべきところかと思いました。 それから、職員の働く環境というところでも当日質問したところ、まず職員の方々に課ごとにアンケートを取って、広く声を聞いたということで、フリーアドレス対応や、ペーパーレス化が実現しているのだと思いました。 それから、職員の方々がほっと一息つける休憩スペースがあったり、フロアの中央に、共有のミーティングや会議ができるようなスペースを、テーブルを設けて設置しているところや、あとお菓子が置いてあるところなど、いろいろな配慮が行き届いているように思いました。 こうした、利用者にとっても職員にとっても使いやすい、また働きやすいところを実現するためには、やはり造るに当たって広く意見を聞くことと、それからよくコミュニケーションを取るということが大事だと思います。渋谷区では職員へのアンケートも行って、また区内４か所で説明会を開いたということや、ワークショップを開いて、そこに区長に来てもらって、職員の方々に向けてメッセージを発信したということも聞きました。このように区長がリーダーシップを取って、積極的にコミュニケーションするというところも大切な点だと思います。 それから、定期借地権の設定によって建設したわけですけれども、１点気になるのはマンションを建設したとのことですが、70年後に土地を区に返還するときにこのマンションがどうなるのかというところは気になるところではあります。 あとは、もちろん区民に対してもパブリック・コメントなどを行って、広く声を聞くというところも欠かせないところだと思いますので、新宿区にもこういった点を取り入れながら、よりよい、区民と職員双方にとって満足のいくようなものを造っていければいいかなと思いました。

皆さんの言うとおり、建物のデザインや使い勝手はもう文句のないほどいいものだなと感じたんですが、やはり一番自分が気になっていたのは、先ほど高月委員も言っていたように、定期借地権がどうなっているのかなと、これが一番気になっていまして、豊島区のように庁舎一体型の定期借地権などは問題があると思っていたんですけれども、渋谷区のように、本庁舎とマンションと別になっていたので、70年後も決して問題にはならないレベルかなと感じたもので、新宿区もこの定期借地権についても考えて進めていってもいいのではないかなと、自分は実感した次第です。

それから、先ほどお話にも出ましたけれども、２階は福祉関連の部署ということで、来庁者の方が行ったり来たりしないように、職員の方が入れ替わるということで、お客様ファーストという御説明がたしかありましたけれども、そういう感じで行っておりました。それから、パソコンを１人１台支給して、所属する課や係の範囲であれば、座る席を自由に決められ、当日の業務に合わせて仕事の環境を選べるようになっていました。 それから、退庁時には机の上に何も置かないということをルールとしていて、また、机に引き出しがないので、各フロアには文房具が一式、一つにまとめて集約されているスペースがありました。これは文房具のコクヨ株式会社に委託をしているということで、これは足りなくなったらコクヨさんが補充をしてくれているということでございました。 それから、緊急時、有事の際には災害対策本部となる部屋も、ふだんは自由に使える会議室として利用しているということで、有事の際にしか使わないスペースをそれ専用に確保しているというのは非常にもったいない使い方で、有効活用がなされているなと感じたところです。 非常に画期的なお隣の区でございますので、今後も非常に参考になるなと感じました。

それと、この本庁舎の建て替えに対して海外視察に行ったという話を聞きまして、イギリスとドイツという話だったのかなと思っていますけれども、ちょっと委員長に質問したいんですけれども、海外に視察に行けとは言わないけれども、例えば先駆的な取組をしているような自治体に視察に行くという、今年ではないので来年になると思いますけれども、その辺はどう思っていますか。

実際、今度ソフトバンク株式会社にスマートビル等の視察に行くという話がありましたけれども、ここの会社の中にも実は元市長の方がいらっしゃって、そういう方が結構自治体に詳しかったり、フリーアドレスとか、この前見ていただいたようなことも実際進んでいますし、そういうところに視察に行くということは当然ありだと思っています。 海外についても、文献で調査することはできると思いますし、何ならインターネットで聞いてみるとか、そういうことも委員会として、もし御意見をいただければ、委員会として出してみてもいいかなとは少し思っているので、皆さんからも視察で行きたいというところがあれば、アイデアをいただければ、考えていきたいと思っています。

先ほどの理事会でも、このソフトバンク株式会社の視察に行く前に資料はあるのかと有馬理事からも御質問がありましたけれども、ホームページ等のリンク先を張っていただいて皆さんにまず共有していただくというところもあったんですけれども、新宿区においては、渋谷区と違う点は多々あるんですけれども、例えばこの議会でもＷｉ－Ｆｉの整備を進めていて、これは自治・議会・行財政改革等特別委員会という別の委員会で検討して、Ｗｉ－Ｆｉを整備したんですけれども、仮にですけれども、うちの会派でも普通にＷｉ－Ｆｉ、インターネット回線を導入はしているんですけれども、例えば、理事者の方にお聞きしたいんですけれども、区役所のＷｉ－Ｆｉの整備やそのインターネットの管理というのは一体でやっているのか、それとも各階で入っているのかということは、ちょっと今すぐ分からないのかもしれないけれども、その辺はどうなっているのかとお聞きしてもいいですか。

新宿区の場合は、本庁舎があって第一分庁舎があって第二分庁舎があってと分かれているような状況で、無駄という言い方は失礼かもしれませんけれども、やはりまとめて管理ができれば一番いいのかなと思ってございます。渋谷区がどういう形かということは聞いてはいないんですけれども、ただ、先ほどもいろいろお話も出ていましたけれども、やはりそういったインターネット環境や働く環境が非常によかったのかなと思ってございますので、もちろん建て替えるかどうかはこれからも議論がありますけれども、建て替える際にはそういったところもしっかり工夫して取り組んでいただきたいなというところがあると思うので、よろしくお願いします。

そこで、先ほどの定期借地のマンションを分譲したりとか、あとは新庁舎と新公会堂が、これまでの旧庁舎、旧公会堂の敷地面積の中に収まるような形に造ったとか、そういう手法の在り方は大いに参考になるなと思いました。新宿区の今のここの庁舎は特にそれ以上の余剰の敷地があるわけではないんですけれども、あくまで違うところに新たに建てるということになった場合のここの在り方などを考えた上で、財政負担をいかに最小限度にするのかということと、日常の業務をどうスムーズにつないでいけるかということが非常に大事になるなと思いまして、渋谷区の場合は仮庁舎を造っているので、ここの一定の負担があったんだろうなと思うんです。あまりそこは書かれてなかったような気がしますが、そうなると一定期間は仮庁舎の移転となると、これはまた大変な取組になるので、その辺もにらみ合わせて今後の検討の中でいろいろ議論していくことがいいのかなと思いました。

いろいろな庁舎の中の造りなども、ワンストップサービスということで、そういう前提で造っておられるということでは、きちんとプライバシーを守るようなブースの作り方など、そういうところは学ぶところが多くあって、それから最初から子育て中の方たちにも優しい造りにしたり、職員の人たちの休憩スペースなども最初から造られているので、すごくそこも最初から配慮されているという点では、建て替えをすればやりやすいということはあるんだと思うんですけれども、そうはいっても建て替え前にもやはり参考にできるところはしていったほうがいいと思うので、できるところを本庁舎のみならず、ほかの出先職場でも導入していったらいいのではないかなと思いました。 ただ、ワンストップサービスでいいんですけれども、それぞれの担当課の職員が下の階に下りてきて、そこで担当するというお話があったんですけれども、それをやるにはやはり職員の人員をきちんと確保しておかないと、通常の業務もありつつ、多分担当する当番の方が離れたところに来るとなると、それはそれで業務の効率上どのようになるのかなとは思うので、そこのソフト面のところはよくよく現場の人たちの声も聞きながら、人員の確保などをしないと、逆に矛盾が生じる部分が出てきてしまうのかなと思いながら見ておりました。 あと、私も時光委員ではないですけれども、何かすごくすいているなと、窓口ががらがらだなと、それが何が原因なのかを少し分析したほうがいいかなと思ったんですけれども、確かに人口が新宿区は大体35万人ぐらいいて、渋谷区は24万人ちょっとぐらいということでは、人口も違うんですけれども、新宿区のように外国人がしょっちゅう１階の窓口に来て何か手続しているようなことも、ちょっと少なそうな感じはしていて、何が原因なのか、もしかすると本庁舎に来なくても手続が済んでしまうので来る人が少ないのか、そこのところを非常に分析する必要があるかなと思っていて、例えば特別出張所のようなところでほとんど手続が済んでしまうのであれば、本庁舎に来なくていいということにもなっているのかもしれませんので、そこを分析した上で、来庁者の数がどれくらい見込めるかということで、その施設の規模なども違ってくると思うし、そもそも建て替えが今この規模が足りないといってやるんだけれども、建て替えが必要なのかという議論にもなってくるかなと思うので、そこは細かく分析する必要があるのではないかなと思って見ておりました。 あと、電話があまり鳴ってなかったということが、皆さんの感想で、現場でおっしゃっていたんですけれども、それはコールセンターがあるというお話があったんですけれども、新宿区の場合も一応コールセンターと本庁舎の代表の受付の電話の両面でやっているんですけれども、あまりコールセンターに一本化しても、詳しい話はそこで分からない場合は結局回さないといけなかったり、あと、やはり直接職員が区民の声を聞く機会がすごく減ってしまうと生の声を聞けなくなったり、そういうことが起きてくると思うので、私はどちらかというと、一本化するよりも新宿区のようなやり方のほうがより丁寧なのかなと思いながら見ていました。 それから、先ほど志田副委員長がおっしゃったコクヨ株式会社の文房具を勝手に補充してくれる仕組みは、職員の方たちの雑務をなくす意味ではいいのではないかなと、私も結構そういう事務やっていたんですよ。年度末になると、予算の範囲でどの文具、鉛筆何本買うみたいな、もう予算ぎりぎりのところまで、どうやって買い足すかみたいなことをやっていたんですよ。だから、そういう事務作業がなくなるのかと思うと、すごくこれは職員にとっては、そういう本来の業務でないところにそうやって時間とエネルギーを使わなければいけないのがすごく無駄だなと思っていたので、ああいうのが建て替えいかんにかかわらず、検討してもいい部分ではないかなと思いながら見ておりました。 いろいろあるんですけれども、渋谷区の場合は土地などいろいろなことでは特殊な事例かなとは思うんですけれども、ほかにも本庁舎の建て替えというよりも、いろいろな区の施設は今現在も造っているわけで、やはり省エネ対応だとかそういうところも含めて、いろいろなところを見に行く機会があったほうがいいかなとは思います。

では、皆さん発言があったので、理事者の方も何かありましたらお願いします。

では、最後に少し私からもいいですか。 本当に視察、お疲れさまでした。非常によい視察だったと思います。本当に皆さんのおかげだと思っております。 私も、少し皆さんの意見とも重複するところがあるんですが、やはり庁舎の中身、ソフトの部分といいますか、その中がやはり全然違ったなという印象は受けました。これは新宿区でもできることが既にあるのではないかなと感じまして、この前も三重県四日市市に総務区民委員会で視察に行ったんですが、あそこは一部でフリーアドレスを試しているということをやっていまして、こういったことをやっていくことは、建物を建て替えたりとか、そういったリスクがないので、できることがあるのかなと感じたところです。 また、先ほどからも事業手法のところは、かなり私も気になっているところでして、非常にいいと思うんですが、なかなかこれの理解を得るのが難しいというのもあるのかなとは以前から感じていたところです。実際に土地信託を設定したときも、ビルを建てることはやはりリスクがあるという話が昔あったということを先ほど会派で聞いて、そんなことがあったんだということを知ったところなんですけれども、何か駐車場にすればいいという御意見もあったということで、確かにビルを建てないということが一番リスクが低いとは思うんですが、実際やってみるとリターンのほうがやはり大きかったという結果が出ておりまして、この辺のリスクの分析をしっかりやったほうがいいと感じたところです。 特にその70年後というのは全然分からないというのは、やはり渋谷区の話を聞いて思ったんですが、このあたりも、実際どちらがいいのかといことで、いろいろな案を比較するべきだと思っていまして、例えば、新宿区の場合だと実は金利が安く調達できるという、これはメリットの一つだと思っているんですが、自分で建設するという、その土地を貸すという案がいいのか、それとも自分で安い金利で資金を調達して建てて、そうすれば何かあったときも出ていってくださいというリスクが回避できるということもありますし、ただ、これが別にいいと私は思っているわけではないですけれども、いろいろな投資案があって、それが比較できるような形にするということが、やはり皆さんいろいろ心配されていると思うんで、それが分かる状態で意思決定ができるといいのではないかなと思いました。 先ほども特命担当副参事からかなり熱い御発言があって、私も非常に感銘を受けたところなんですが、こういったビジョンを示していただくということも大事だと思っていますので、そこに対して議会もしっかり応えていくというか、議論していくということが大事だと思っております。そういう意味では、しっかり案が検討できるような状態になって、議会としてもしっかり議論して一緒に造っていきたいと思っておりますので、引き続き、よろしくお願いをいたします。 私からの発言は以上になりまして、ほか、特にありませんね。 〔発言する者なし〕

次に、閉会中における特定事件の継続調査申出についてお諮りします。 １、本庁舎について、１、本庁舎対策に関わる公有地、区有施設について、以上の事項について、閉会中も調査することの申出をしたいと思いますが、これに御異議ありませんか。 〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕

次の委員会は改めて通知します。 以上で本日の委員会は散会します。 お疲れさまでした。